Datenverwendungserklärung Internationale Mathematik-Olympiade (IMO)
Fassung 2027
Bezeichnung der Datenarten
- Vor- und Nachname,
- Vor- und Nachname im Reisepass,
- E-Mail-Adresse,
- Geschlecht,
- Porträtfoto,
- Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland, Nationalität,
- Passnummer, ausstellender Staat des Reisepasses, Gültigkeitsdauer des Reisepasses,
- Scan des Reisepasses,
- Telefonnummer (eigene und von Erziehungsberechtigten bzw. Kontaktpersonen),
- gewünschte Sprachversionen des Wettbewerbs,
- Schule,
- Nahrungseinschränkungen und -präferenzen, Allergien,
- T-Shirt-Größe,
- Wohnort,
- Status der Zustimmung zu Veröffentlichung von Geschlecht, Name, Porträtfoto und Medienverwendung,
- Status der Zustimmung zur Datenverarbeitung und zur Kontaktaufnahme,
- Anmerkungen (freies Textfeld),
- erreichte Punkte auf die einzelnen Aufgaben, Punktesumme, Preis,
- Reiseversicherung (Versicherungsunternehmen, Polizzennummer).
Allgemein verständliche Umschreibung des Verarbeitungszwecks
Im Falle der Qualifikation für die Internationale Mathematik-Olympiade werden Vor- und Nachname, Vor- und Nachname im Reisepass, Geschlecht, Porträtfoto, Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland, Passnummer, ausstellender Staat des Reisepasses, Gültigkeitsdauer des Reisepasses, Scan des Reisepasses, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (eigene und von Erziehungsberechtigten bzw. Kontaktpersonen), gewünschte Sprachversionen des Wettbewerbs, Nahrungseinschränkungen und -präferenzen, Allergien, T-Shirt-Größe sowie Status der Zustimmung zu Veröffentlichung von Geschlecht, Name, Porträtfoto und Medienverwendung werden im Wege der offiziellen Seite imo-official.org der internationalen Mathematik-Olympiaden an Organisator*innen weitergeleitet, weil ansonsten keine Anmeldung zur Internationalen Mathematik-Olympiade möglich ist.
Alle im Reisepass enthaltenen Daten können für die Buchung von Tickets für Flüge, Züge, Busse und andere Verkehrsmittel verwendet und zu diesem Zweck an Reisebüros und Personenbeförderungsunternehmen weitergegeben werden.
Die Nationalität wird herangezogen, um zu überprüfen, ob ein Visum erforderlich ist.
E-Mail-Adresse und Telefonnummern werden zur Kommunikation durch die österreichische Delegationsleitung und durch die Vortragenden beim Vorbereitungstraining verwendet.
Für Pressemeldungen und Berichte über die österreichische IMO-Teilnahme können Vor- und Nachname, erreichte Punkte und Preise, Porträtfoto, während der IMO entstandene Fotos und Filmaufzeichnungen, Schule, Geschlecht, Nationalität herangezogen werden.
An das Bildungsministerium werden Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, erreichte Punkte und Preise, Schule, Klasse, Schulstufe, Geschlecht weitergegeben.
Der Wohnort wird zur Bestimmung der Fahrtkosten benötigt.
Das Geburtsdatum wird herangezogen, um festzustellen, ob die Datenverwendungseinwilligungserklärung selbst abgegeben werden kann oder durch Erziehungsberechtigte zu erfolgen hat.
Im freien Textfeld "Anmerkungen" kann der*die Teilnehmer*in beliebige Mitteilungen an die Organisator*innen schicken.
Im Falle eines medizinischen Notfalles werden Reiseversicherungsdaten sowie Kontaktdaten von Erziehungsberechtigten bzw. angegebenen Kontaktpersonen an das behandelnde medizinische Personal weitergegeben.
Datenlöschung
Reiseversicherungsdaten werden sofort nach Rückkehr von der IMO gelöscht.
Name und Ergebnisse werden zur Dokumentation des Wettbewerbs auf der Homepage der Österreichischen Mathematik-Olympiade veröffentlicht und auf unbestimmte Zeit gespeichert, das Geschlecht wird zu statistischen Zwecken gespeichert.
Pressemeldungen/Newsbeiträge (und die darin verwendeten Daten) werden unter anderem im "News"-Abschnitt der Homepage veröffentlicht und bleiben dort dauerhaft verfügbar.
Sollte die freiwillige Zustimmung zur Kontaktaufnahme erteilt worden sein, bleiben Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer bis auf Widerruf gespeichert.
Nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO sind wir dazu verpflichtet, die Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Grundsätze (im Sinne des Art. 5 Abs. 1 DSGVO) nachweisen zu können. Daher verarbeiten wir die Einwilligungserklärung sowie den Status der Einwilligung zur Datenverarbeitung und zur Kontaktaufnahme auf Basis dieser Rechenschaftspflicht zum Zweck des Nachweises, dass wir die Daten rechtmäßig erhoben haben und diese verarbeiten dürfen. Wir geben die Einwilligungserklärung nicht an Dritte weiter und verarbeiten sie solange, wie wir sie zum Nachweis der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung benötigen, das heißt mit entsprechenden Maßnahmen der Aufsichtsbehörde oder der Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen einer betroffenen Person zu rechnen ist.
Alle übrigen Daten werden seitens der Österreichischen Mathematik-Olympiade nach Durchführung der Wettbewerbe bis 30. September des Jahres gelöscht.
Auftragsdatenverarbeiter
Die Daten (oder Teile davon) werden derzeit von folgenden Auftragsdatenverarbeitern verarbeitet:
- Institut für Mathematik der Universität Klagenfurt
- Förderverein für mathematisch interessierte Kinder und Jugendliche (ZVR 976154634)
- netcup GmbH, Daimlerstr. 25, 76185 Karlsruhe
Betroffenenrechte
Sie haben das Recht, die erteilte Einwilligung jederzeit durch schriftliche Mitteilung an die unter Kontaktdaten genannten Stellen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 2 DSGVO).
Im Falle eines Widerrufs vor dem Wettbewerb ist die Teilnahme am Wettbewerb nicht möglich und die Daten werden gelöscht. Im Falle eines Widerrufs nach dem Wettbewerb werden seitens der Österreichischen Mathematik-Olympiade (zur Beibehaltung der Ranglisten) Vor- und Nachname durch N. N., die Klasse durch den Jahrgang und die Schule durch den Schultyp anonymisiert, die erreichten Punkte und Preise beibehalten und alle übrigen Daten gelöscht.
Kontaktdaten
Österreichischen Mathematik-Olympiade
Internationale Mathematik-Olympiade
Siehe https://www.imo-official.org.